2012年11月3日下午，2012年貴州環(huán)雷公山超100公里跑國(guó)際挑戰(zhàn)賽桌面合成演練在州籌委會(huì)辦公室進(jìn)行。會(huì)議由州籌委會(huì)辦公室副主任、州文體廣電局副局長(zhǎng)楊祖澤主持，州人民政府副秘書長(zhǎng)王蕾，州文體廣電局局長(zhǎng)張林，州委外宣辦主任孫愚，州電視臺(tái)副臺(tái)長(zhǎng)高濤，黔東南州信息港經(jīng)理范紅波以及州籌委會(huì)辦公室、外聯(lián)部、后勤保障部、競(jìng)賽部、新聞宣傳部、安全保衛(wèi)部、醫(yī)療救急部等各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人參加了會(huì)議。

　　會(huì)上，競(jìng)賽部周小林科長(zhǎng)首先介紹了11月4日到11月12日整個(gè)賽事的工作日程，并組織各部門之間對(duì)車輛使用、運(yùn)動(dòng)員體檢、場(chǎng)地器材安置等具體工作進(jìn)行了點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的對(duì)接。隨后，楊祖澤副局長(zhǎng)主持對(duì)11月8日相關(guān)人員的迎接報(bào)道——下午的歡迎晚宴——11月9日早上的起跑儀式——下午的終點(diǎn)儀式——轉(zhuǎn)場(chǎng)等賽事相關(guān)的全部流程進(jìn)行了具體的演練，并及時(shí)對(duì)演練過(guò)程中參賽運(yùn)動(dòng)員的住宿、起跑儀式音響設(shè)備的調(diào)試、舞臺(tái)的搭建、成績(jī)證書的打印、獎(jiǎng)金的發(fā)放、報(bào)名發(fā)票、參加賽事人員的轉(zhuǎn)場(chǎng)等各種具體問(wèn)題一一進(jìn)行了安排。

　　合成演練完成后，張林局長(zhǎng)指出，目前整個(gè)賽事的前期籌備活動(dòng)積極有序且富有成效，特別是今年的賽事報(bào)名工作有了很大的改善，參賽運(yùn)動(dòng)員的數(shù)量和來(lái)源國(guó)家都有了明顯的提升。這些成績(jī)里面凝聚了各部門共同的心血，希望大家再接再厲，全力以赴做好以下各項(xiàng)工作。一是此次賽事不僅是一項(xiàng)單純的體育賽事活動(dòng)，而且是我州喜迎黨的十八大召開(kāi)的一次獻(xiàn)禮活動(dòng)，各部門要有高度的政治責(zé)任感，認(rèn)真做好各項(xiàng)籌備工作。二是抽調(diào)工作人員要安排好各自工作，最近一段時(shí)間要全力配合支持賽事的籌備工作。三是各部門在工作的過(guò)程中要借鑒外地和去年賽事舉辦經(jīng)驗(yàn)，考慮問(wèn)題要細(xì)致、有超前意識(shí)。四是辦公室要及時(shí)理清凱里、雷山、鎮(zhèn)遠(yuǎn)三縣市以及各部現(xiàn)階段需要重點(diǎn)落實(shí)的工作清單，由各縣市督查組負(fù)責(zé)人具體督查落實(shí)。五是外聯(lián)部要及時(shí)與賽事邀請(qǐng)部門和企業(yè)進(jìn)行對(duì)接，盡快確定觀摩賽事嘉賓和人員名單，并及時(shí)將觀摩人員信息反饋給后勤保障部門，以便后勤保障部門有針對(duì)性的進(jìn)行具體安排。六是建議后勤保障部和新聞宣傳部、州旅游局、州委宣傳部、州招商局等相關(guān)部門進(jìn)行對(duì)接，在各接待酒店房間放置必要的黔東南州宣傳和旅游推介資料。黔東南日?qǐng)?bào)及時(shí)報(bào)道每天的比賽成績(jī)，并將報(bào)道賽事的報(bào)紙及時(shí)放入新聞媒體、運(yùn)動(dòng)員和裁判員入住房間。七是注重工作細(xì)節(jié)，在賽事觀摩嘉賓、運(yùn)動(dòng)員、裁判員、新聞媒體工作人員入住酒店時(shí)，及時(shí)安排旅行社在酒店內(nèi)設(shè)置旅游推介咨詢服務(wù)臺(tái)，歡迎他們到黔東南州參觀旅游。八是凱里、雷山、鎮(zhèn)遠(yuǎn)三縣市的督導(dǎo)組負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行好各自的職責(zé)，督導(dǎo)三縣市及時(shí)落實(shí)賽事起跑儀式前的熱身表演節(jié)目。不同賽段互動(dòng)點(diǎn)的民族風(fēng)情展示節(jié)目盡量不要雷同。同時(shí)，督導(dǎo)組要及時(shí)將各縣市的活動(dòng)節(jié)目時(shí)間、地點(diǎn)、示意圖等詳細(xì)信息告知新聞宣傳部門，以便新聞宣傳部門根據(jù)情況做好賽事的新聞宣傳工作。九是我國(guó)著名相聲演員牛群將作為邀請(qǐng)嘉賓觀摩此次賽事，并參加鳴槍儀式、全民健身跑等活動(dòng)，建議新聞宣傳部門能夠進(jìn)行跟蹤報(bào)道，突出賽事亮點(diǎn)。

　　最后， 王蕾副秘書長(zhǎng)對(duì)賽事的籌備工作提出了具體要求：一是加強(qiáng)督查工作。11月6日前凱里市火車站以及各主要交通路口的宣傳廣告和歡迎橫幅要落到到位。二是各部之間要加強(qiáng)溝通，使收集到的各種信息發(fā)揮最大效用，從而形成一個(gè)和諧運(yùn)行的整體。同時(shí)，要不斷思考，將各項(xiàng)工作不斷細(xì)化分解，落實(shí)到人。三是11月8日，在凱里市進(jìn)行賽前演練，辦公室通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。雷山和鎮(zhèn)遠(yuǎn)兩縣要派人參加觀摩，回去后組織有關(guān)部門按照相應(yīng)的程序和步驟進(jìn)行演練。四是外聯(lián)部門要和州政府秘書八科及時(shí)進(jìn)行對(duì)接，認(rèn)真做好賽事嘉賓的邀請(qǐng)工作。五是與電信、移動(dòng)、聯(lián)通、氣象等相關(guān)部門進(jìn)行對(duì)接，賽事期間不能出現(xiàn)信號(hào)和信息盲點(diǎn)。在播報(bào)的天氣預(yù)報(bào)信息中，要同時(shí)顯示攝氏度和華氏溫度，方便外籍運(yùn)動(dòng)員及時(shí)獲取信息。六是競(jìng)賽部門要及時(shí)與相關(guān)部門對(duì)接，了解國(guó)際賽事相關(guān)比賽細(xì)則，保障此次賽事活動(dòng)符合國(guó)際比賽相關(guān)要求。新聞宣傳部門在進(jìn)行新聞報(bào)道和宣傳的過(guò)程中，要分清主次。七是，凱里市后勤保障工作是否需要再次巡視督導(dǎo)，請(qǐng)州外辦左秋慧科長(zhǎng)提出具體建議。八是辦公室要及時(shí)制定出起跑儀式參加人員建議名單，并報(bào)州籌委會(huì)。